Polityka Prywatności serwisu Qtravel.ai
§1. Postanowienia wstępne
- Niniejsza Polityka opisuje sposób, w jaki Administrator serwisu Qtravel.ai przetwarza dane osobowe.
- Administratorem danych osobowych jest Q&Q Sp. z o.o. zarejestrowana w Gdańsku (80-175), ul. Jabłoniowa 20 zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000347581 przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, posiadająca NIP: 5833091911, REGON 220945813, kapitał zakładowy w wysokości 334 000,00 zł.
§2. Definicje
- Na potrzeby niniejszej Polityki poniższe definicje oznaczają:
- Administrator/Usługodawca – Q&Q Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku.
- Formularz kontaktowy- oznacza formularz, za pośrednictwem którego Użytkownik przesyła Usługodawcy wiadomość.
- Dane osobowe- oznaczają wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników, w tym wizerunek, dane kontaktowe, dane o lokalizacji, informacje zawarte w korespondencji, informacje gromadzone za pośrednictwem sprzętu rejestrującego lub innej technologii.
- Cookies – oznacza pliki tekstowe zapisywane przez przeglądarkę internetową na dysku komputera lub urządzeniu mobilnym Użytkownika w celu przechowywania informacji służących do identyfikacji Użytkownika lub zapamiętania historii działań podejmowanych przez Użytkownika w Serwisie.
- Polityka prywatności/ Polityka- oznacza niniejszy dokument.
- Przetwarzanie Danych osobowych- oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na Danych osobowych lub zestawach Danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
- RODO- oznacza Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
- Serwis- oznacza stronę internetową udostępnioną drogą elektroniczną przez Usługodawcę pod adresem www.qtravel.ai.
- Użytkownik- oznacza każdą osobę fizyczną, która korzysta z Serwisu lub usług Administratora w jakikolwiek sposób.
§3. Zasady ogólne przetwarzania Danych osobowych
- W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Administrator zbiera i przetwarza Dane osobowe zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w tym w szczególności z RODO.
- Każdorazowo zakres wymaganych do wykonania danej usługi Danych osobowych wskazany jest na stronach Serwisu albo w informacjach przekazanych przez Administratora.
- Podanie Danych osobowych jest niezbędne do skorzystania z niektórych usług, w tym m.in. do przesłania Formularza kontaktowego. Podczas uzupełniania przez Użytkownika danych w Formularzu kontaktowym automatycznie oznaczane są dane obligatoryjne do uzupełnienia. Niepodanie przez Użytkownika obligatoryjnych Danych osobowych może skutkować brakiem możliwości skorzystania z usług świadczonych przez Usługodawcę.
- Administrator wykorzystuje oraz udostępnia Dane osobowe:
- w zakresie niezbędnym do świadczenia usług żądanych przez Użytkownika,
- w stopniu niewykraczającym poza udzieloną przez Użytkownika zgodę (którą Użytkownik w każdej chwili może cofnąć),
- w celu zabezpieczenia interesów Użytkownika,
- zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.
§4. Cel i zakres zbierania i Przetwarzania Danych osobowych
Możliwe cele zbierania i przetwarzania Danych osobowych przez Administratora:
- Zawarcie i wykonanie umowy, dostarczenie potwierdzeń i powiadomień dotyczących przesłanego Formularza Kontaktowego
- Podstawowym celem Przetwarzania Danych osobowych przez Administratora jest realizacja usług świadczonych w ramach prowadzonej przez Administratora działalności gospodarczej oraz utrzymanie funkcjonowania Serwisu. Za pośrednictwem Serwisu Użytkownik ma możliwość przesłania Formularza kontaktowego. Jeżeli Użytkownik wypełni Formularz kontaktowy, Administrator będzie przetwarzać dane, które Użytkownik wpisał w formularzu. Jeżeli Użytkownik wypełni Formularz kontaktowy, Administrator będzie przetwarzać dane, które Użytkownik wpisał w formularzu.
- Podstawą prawną przetwarzania Danych osobowych, o których mowa w pkt a) jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do realizacji umowy).
- W przypadku zbierania Danych osobowych do celów związanych z wykonaniem konkretnej umowy, Administrator przekazuje Użytkownikowi, którego dane dotyczą, szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania jego Danych osobowych w chwili zawierania umowy lub w momencie pozyskania Danych osobowych, w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne w celu podjęcia przez Administratora działań na żądanie Użytkownika, przed zawarciem umowy.
- Administrator, w związku z zawieraniem umów w ramach prowadzonej przez siebie działalności, otrzymuje od klientów/kontrahentów dane osób biorących udział w realizacji danej umowy (np. dane koordynatorów uprawnionych do kontaktu, realizacji umowy itp.). Zakres danych jest w każdym przypadku ograniczony do stopnia niezbędnego dla realizacji danej umowy (zazwyczaj nie obejmuje innych Danych osobowych niż imię i nazwisko, a także kontaktowe dane służbowe).
- Podstawą prawną do przetwarzania danych, o których mowa w pkt d) jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora oraz jego klienta lub kontrahenta, który polega na umożliwieniu wykonania i realizacji umowy). Dane te mogą zostać ujawnione innym osobom trzecim biorącym udział w realizacji umowy.
- Zabezpieczenie roszczeń
- W celu ustalenia, dochodzenia i egzekucji ewentualnych roszczeń Administrator może przetwarzać także niektóre podane Dane osobowe, dane dotyczące korzystania z usług, a także inne dane, które będą niezbędne do udowodnienia istnienia roszczenia, jego egzekucji oraz obrony przed roszczeniami w postępowaniu przed sądami oraz innymi organami państwowymi, oraz do prowadzenia postępowań sądowych oraz przechowywania danych dla celów archiwizacyjnych.
- Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora. Dane w tym zakresie są przetwarzane przez ustawowo określony czas przedawnienia roszczeń. Dane w tym zakresie są przetwarzane przez ustawowo określony czas przedawnienia roszczeń.
- Prowadzenia badań i rozwoju
- Administrator wykorzystuje także posiadane przez siebie informacje do usuwania niewłaściwych zachowań oraz innych działań zagrażających bezpiecznemu działaniu i korzystaniu z usług Serwisu.
- Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający na ułatwieniu Użytkownikom korzystania z usług świadczonych drogą elektroniczną oraz na poprawie funkcjonalności tych usług.
- Zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzania informacji w Serwisie
- Administrator wykorzystuje także posiadane przez siebie informacje do usuwania niewłaściwych zachowań oraz innych działań zagrażających bezpiecznemu działaniu i korzystaniu z usług Serwisu.
- Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający na ułatwieniu Użytkownikom korzystania z usług świadczonych drogą elektroniczną oraz na poprawie funkcjonalności tych usług.
- Pliki Cookies
- W celu optymalizacji treści dostępnych na stronie Serwisu i ich dostosowania do indywidualnych potrzeb, Administrator korzysta z informacji zapisanych za pomocą Plików Cookies na urządzeniach końcowych Użytkowników. Nie zbiera się w sposób automatyczny żadnych informacji, z wyjątkiem informacji zawartych w Plikach Cookies.
- Administrator zamieszcza na urządzeniu końcowym swojego Użytkownika Pliki Cookies i ma do nich dostęp.
- Możliwości i sposoby obsługi Plików Cookies znajdują się w ustawieniach przeglądarki internetowej Użytkownika. Większość przeglądarek ma domyślnie ustawioną akceptację zapisu Plików Cookies na urządzeniu końcowym. Zmiana tych ustawień jest możliwa w każdym czasie i może polegać między innymi na zablokowaniu obsługi Plików Cookies lub na informowaniu o ich umieszczeniu na urządzeniu. Zmiana ustawień domyślnych może skutkować ograniczeniami w dostępności i funkcjonalności treści Serwisu.
- Szczegółowe informacje na temat Plików Cookies można znaleźć w menu przeglądarki internetowej, lub na stronie internetowej danego producenta przeglądarki.
- Administrator gromadzi informacje dotyczące lokalizacji Użytkownika. W zależności od Usług wykorzystywanych przez Użytkownika, ustawień Serwisu, Administrator może gromadzić informacje dotyczące dokładnej lub szacowanej lokalizacji Użytkownika określonej przy użyciu takich danych jak: pozycja GPS, adres IP lub dane sieci Wi-Fi.
- Administrator gromadzi również informacje dotyczące sposobu, w jaki Użytkownik korzysta z Serwisu. Mogą one obejmować takie informacje jak daty i godziny dostępu, funkcje Serwisu lub przeglądane strony, awarie Serwisu i inna aktywność, typ przeglądarki oraz informacje o witrynach lub usługach osób trzecich, z których Użytkownik korzystał przed skorzystaniem z Serwisu. W niektórych przypadkach Administrator gromadzi te informacje za pomocą Plików Cookies.
- Pliki Cookies wykorzystywane są do:
i. zoptymalizowania zawartości strony Serwisu poprzez dopasowanie jej treści do indywidualnych potrzeb Użytkownika, w tym także do rozpoznania urządzenia Użytkownika, aby zgodnie z jego preferencjami wyświetlić stronę,
ii. przygotowywania statystyk, dzięki którym możliwe jest poznanie sposobu korzystania ze strony Serwisu i dostosowanie jej zawartości do preferencji Użytkowników oraz do oceny popularności strony,
iii. rozwijania, testowania i ulepszania świadczonych usług, w tym do prowadzenia badań i sondaży oraz testowania nowych produktów i funkcji, a także rozwiązywania związanych z nimi problemów,
iv. umożliwienia interakcji z portalami społecznościowymi,
v. dostosowania treści reklamowych wyświetlanych na stronie Serwisu. - Administrator monitoruje również jakość świadczonych przez siebie usług. W tym celu prowadzone są więc statystyki korzystania z poszczególnych funkcji i podstron Serwisu przez Użytkownika przy wykorzystaniu:
i. wewnętrznych narzędzi analitycznych,
ii. narzędzi statystycznych dostarczanych przez partnerów świadczących usługi analityczne.
i. Podstawą prawną prowadzenia statystyk jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu analiz aktywności Użytkownika w Serwisie, w celu doskonalenia stosowanych funkcjonalności.
j. Podstawą prawną kierowania komunikatów marketingowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na promowaniu własnej marki.
k. Na potrzeby współpracy przeglądarka lub inne oprogramowania zainstalowane na urządzeniu Użytkownika, zapisuje również Pliki Cookies pochodzące od podmiotów prowadzących taką działalność marketingową, które mogą stać się administratorem Danych osobowych Użytkownika.
- Komunikacja
- Administrator może się komunikować z Użytkownikami za pomocą adresu e-mail, lub drogą telefoniczną.
- Użytkownik w każdej chwili ma możliwość bezpośredniego kontaktu z Administratorem poprzez przesłanie wiadomości pisemnie lub pocztą elektroniczną na adres e-mail Administratora wskazany w §10 ust.5 Polityki.
- Skorzystanie z Formularza kontaktowego wymaga podania Danych osobowych niezbędnych do nawiązania kontaktu z Użytkownikiem i udzielenia odpowiedzi na zapytanie.
- Administrator przechowuje korespondencję z Użytkownikiem w celach statystycznych oraz w celu jak najlepszej i najszybszej reakcji na pojawiające się zapytania, a także w celu prowadzenia postępowań reklamacyjnych. Dane te nie będą wykorzystywane przez Administratora w innych celach. Dane te nie będą wykorzystywane przez Administratora w innych celach.
- W przypadku, gdy Użytkownik kontaktuje się z Administratorem, Administrator zastrzega sobie możliwość ponownego zwrócenia się do Użytkownika o przekazanie danych, np. w postaci imienia, nazwiska, adresu e-mail, etc., celem potwierdzenia tożsamości Użytkownika i umożliwienia zwrotnego kontaktu w danej sprawie. Powyższe dotyczy danych, które wcześniej zostały przekazane przez Użytkownika i na których przetwarzanie Użytkownik wyraził uprzednią zgodę. Podanie tych danych nie jest obowiązkowe lecz może być niezbędne do dokonania czynności lub uzyskania informacji, na których zależy Użytkownikowi.
- Dane osobowe są przetwarzane w celu identyfikacji Użytkownika oraz obsługi jego zapytania.
- Podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność do wykonania umowy o świadczenie usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), w zakresie danych podanych fakultatywnie podstawąprawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit a RODO).
- Usługa Newsletter
- Użytkownik może udzielić Administratorowi zgodę na przetwarzanie jego Danych osobowych w postaci adresu poczty elektronicznej oraz numeru telefonu w celu marketingu bezpośredniego Usług Administratora, w trakcie i po zakończeniu świadczenia usług. Wyrażanie zgody na przetwarzanie danych jest dobrowolne. Wyrażanie zgody na przetwarzanie danych jest dobrowolne.
- Podanie Danych osobowych jest niezbędne do korzystania przez Użytkownika z usługi Newsletter. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości korzystania z usługi Newsletter przez Użytkownika.
- Użytkownik może zrezygnować z usługi Newsletter w każdej chwili poprzez cofnięcie swojej zgody bez ponoszenia kosztów. Do tego celu wystarczy przesłanie informacji na wymienione w § 10 ust. 5 Polityki dane kontaktowe (np. e-mail). Do tego celu wystarczy przesłanie informacji na wymienione w § 10 ust. 5 Polityki dane kontaktowe (np. e-mail).
- Podstawą prawną kierowania do Użytkownika komunikatów marketingowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na promowaniu własnej marki oraz produktów i usług.
- Portale społecznościowe
- Administrator przetwarza także Dane osobowe, które pozostawiają osoby odwiedzające jego profile na portalach społecznościowych Facebook i LinkedIn (m.in. komentarze, polubienia, identyfikatory internetowe). Dane te są przetwarzane w celu umożliwienia Użytkownikom aktywności na tych profilach, w związku z prowadzeniem profilu, w tym w celu informowania Użytkowników o aktywności Administratora oraz promowaniu różnego rodzaju wydarzeń, usług oraz produktów, a także w celach statystycznych i analitycznych, a także mogą być przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń i ochrony przed roszczeniami.
- Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych przez Administratora w tym celu jest jego uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na promowaniu własnej marki, usług i produktów oraz poprawianiu jakości świadczonych usług, w razie konieczności- na dochodzeniu roszczeń i obronie przed roszczeniami.
- Powyższe informacje nie dotyczą przetwarzania danych osobowych przez administratorów serwisów społecznościowych (Facebook i LinkedIn).
§5. Możliwi odbiorcy Danych osobowych
- Dane osobowe Użytkownika mogą być przekazywane przez Administratora podmiotom przetwarzającym je na jego zlecenie m.in.:
- agencjom marketingowym i dostawcom platform marketingowych,
- dostawcom usług w chmurze,
- dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych i sprzętu,
- dostawcom usług z zakresu analizy danych,
- konsultantom, prawnikom, księgowym i innym dostawcom usług profesjonalnych,
- operatorom pocztowym, kurierom.
- Administrator udostępnia także Dane osobowe uprawnionym organom bądź osobom trzeci, jeżeli zwrócą się do niego z żądaniem udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
§6. Przekazywanie danych do państw trzecich
- W trakcie korzystania przez Administratora z narzędzi wspomagających prowadzenie przez niego bieżącej działalności gospodarczej Dane osobowe mogą być przekazywane do państwa spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w szczególności do Stanów Zjednoczonych Ameryki (USA) lub innego państwa, w którym podmiot z nią współpracujący utrzymuje narzędzia służące do przetwarzania Danych osobowych przy współpracy z Administratorem.
- Administrator zapewnia odpowiednie zabezpieczenia przekazywanych mu Danych osobowych. W przypadku przekazywania danych z Europy do USA niektóre podmioty prowadzące tam działalność mogą dodatkowo zapewniać odpowiedni stopień ochrony danych w tamach tzw. programu Privacy Shield (więcej informacji pod adresem: https://www.privacyshield.gov/).
- Administrator zawsze informuje Użytkowników o zamiarze przekazania Danych osobowych poza EOG na etapie ich zbierania.
§7. Uprawnienia Użytkowników
- Użytkownikowi przysługują następujące uprawnienia w zakresie przetwarzania jego Danych osobowych:
- Prawo do informacji o przetwarzaniu Danych osobowych,
- Prawo do uzyskania kopii danych,
- Prawo do żądania dostępu do Danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
- Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
- Prawo do przenoszenia Danych osobowych,
- Prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie Danych osobowych w określonym celu, jeżeli uprzednio Użytkownik wyraził taką zgodę,
- Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego w związku z przetwarzaniem przez Administratora Danych osobowych Użytkownika.
- Powyższe uprawnienia Użytkownik może zrealizować zgodnie z zasadami opisanymi w art. 16 – 21 RODO, wysyłając wiadomość na adres e-mail Administratora.
§8. Okres przechowywania Danych osobowych
- Okres przechowywania Danych osobowych zależy m.in. od charakteru danych, rodzaju świadczonej usługi oraz powodu ich gromadzenia i przetwarzania.
- Dane osobowe będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa powszechnie obowiązującego, o ile jest to odrębnie uregulowane, ze szczególnym uwzględnieniem terminów przedawnienia roszczeń wynikających z zobowiązań, których stroną jest Administrator i osoba, której dane dotyczą. Administrator oświadcza, że Dane osobowe nie będą przetwarzane przez okres dłuższy niż wymagany przepisami prawa lub przewidziany w wewnętrznych regulacjach Administratora.
- W przypadku zawarcia umowy na świadczenie usług, Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji umowy, w tym m.in. do chwili, gdy będą potrzebne Administratorowi do świadczenia usług i dostarczania usług.
- Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub ochrony przed roszczeniami. Po tym okresie wyłącznie w przypadku i w zakresie, w jakim będą tego wymagać przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania dane są usuwane lub anonimizowane.
- Dane osobowe mogą być przetwarzane przez Administratora, pomimo cofnięcia zgody osoby, której dane dotyczą, jeżeli jest to niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez osobę trzecią z zachowaniem wymogów przewidzianych w art. 6 ust. 1 lit. f) 16 RODO.
- Dane osobowe Użytkowników niezalogowanych Administrator przechowuje przez czas odpowiadający cyklowi życia zapisanych na ich urządzeniach Plików Cookies.
§9. Bezpieczeństwo
- Administrator dokłada wszelkich starań, aby Dane osobowe były przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz aby były chronione przez utratą, zniszczeniem, ujawnieniem, dostępem osób niepowołanych czy też ich niewłaściwym wykorzystaniem oraz gwarantuje poufność wszelkich przekazanych mu przez Użytkowników danych poprzez podjęcie skutecznych środków bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych.
- Administrator stosuje następujące środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych Danych osobowych:
- zabezpieczenie zbioru danych przed nieuprawnionym dostępem,
- certyfikat SSL na stronach, na stronie Serwisu, na którym podawane są Dane osobowe Użytkowników,
- środki uniemożliwiające wykonywanie nieautoryzowanych kopii danych osobowych przetwarzanych przy użyciu systemów informatycznych.
- W celu zapewnienia integralności oraz poufności Danych osobowych Administrator wdrożył także procedury umożliwiające dostęp do Danych osobowych wyłącznie osobom upoważnionym i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne z uwagi na realizowane przez nie zadania.
- Przetwarzając dane, Administrator zapewnia ich bezpieczeństwo i poufność oraz dostęp do informacji o przetwarzaniu Danych osobowych.
§10. Postanowienia końcowe
- Administrator zastrzega sobie prawo zmiany treści Polityki. Zmiana może nastąpić m.in. z następujących ważnych powodów:
- zmiany obowiązujących przepisów prawa, w szczególności dotyczących ochrony Danych osobowych, prawa telekomunikacyjnego, usług świadczonych drogą elektroniczną, które wpływają na prawa i obowiązki Administratora lub prawa i obowiązki Użytkownika;
- rozwoju funkcjonalności lub usług, w tym wdrożenia nowych rozwiązań technologicznych lub technicznych, mających wpływ na zakres Polityki.
- Administrator każdorazowo umieści na stronie Serwisu informację o zmianach w Polityce.
- W razie wątpliwości lub sprzeczności pomiędzy Polityką, a udzielonymi przez Użytkownika zgodami, niezależnie od postanowień Polityki, zawsze podstawą do podejmowania oraz określenia przez Administratora zakresu działań są dobrowolnie udzielone przez Użytkownika zgody lub przepisy prawa. Niniejszy dokument ma natomiast charakter generalny, wyłącznie informacyjny (nie jest umową ani regulaminem).
- Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez adres e-mail [email protected] lub na adres korespondencyjny: Q&Q Spółka z o.o., 80-175 Gdańsk , Jabłoniowa 20.
- Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, którym jest Agnieszka Kukałowicz. Z IOD można skontaktować się poprzez e-mail: [email protected].
- Niniejsza wersja Polityki prywatności obowiązuje od dnia: 18 marca 2021 roku.